Facture impayée : 1re, 2e et 3e relance, mise en demeure, la marche à suivre

Une facture qui dépasse son échéance n'appelle pas tout de suite un avocat, ni des semaines de silence gêné. Elle appelle une méthode : des relances courtes et datées, une mise en demeure au bon moment, puis une procédure si rien ne bouge. La plupart des impayés d'artisans se règlent à la première ou à la deuxième relance, à condition qu'elles partent vite et qu'elles soient précises.

La réponse courte tient en cinq points. Vérifiez d'abord que la facture est irréprochable. Relancez à J+3, J+10 et J+20 après l'échéance, par écrit. Envoyez ensuite une mise en demeure en recommandé, qui fait courir les intérêts face à un particulier, sans effet sur le délai de prescription. Si elle reste sans effet, l'injonction de payer ou, sous 5 000 €, la procédure simplifiée par commissaire de justice prennent le relais. Et gardez en tête le délai pour agir : deux ans face à un particulier, cinq ans face à un professionnel.

Ce guide donne la marche à suivre, des modèles de première, deuxième et troisième relance, un modèle de mise en demeure, les recours possibles et un calendrier récapitulatif.

Que faire en premier quand une facture n'est pas payée ?

Vérifier la facture elle-même. Une facture incomplète ou erronée donne au client un prétexte pour ne pas payer, et affaiblit toutes les relances qui suivent : nom exact du client, adresse, date d'émission, numéro, description des travaux, montants, date d'échéance, conditions de règlement. Les mentions à contrôler sont reprises dans la checklist des mentions obligatoires.

Vérifier ensuite que le paiement n'est pas déjà arrivé : un virement mal libellé, un chèque déposé sans être rapproché, un paiement partiel non identifié. Une relance envoyée à un client qui a payé coûte plus cher en relation commerciale qu'elle ne rapporte.

Vérifier enfin s'il existe un désaccord. Un client qui ne paie pas parce qu'il conteste une finition ou une quantité ne réagira pas à une relance standard ; il faut d'abord traiter la contestation, par écrit, en proposant une solution.

Qui relancer chez un client professionnel ?

La personne qui paie, en plus de celle qui a commandé. Dans une entreprise, le chef de chantier ou le gérant qui a signé le devis transmet rarement la facture au service qui règle les fournisseurs ; une relance adressée au seul signataire peut attendre des semaines.

Le réflexe consiste à demander, dès la signature du devis, l'adresse du service comptable et les références à porter sur la facture : numéro de bon de commande, référence de chantier, centre de coût. Une facture sans ces références est souvent mise de côté par la comptabilité du client, sans que personne ne prévienne l'artisan.

Pour un client public, la question se pose autrement : la facture passe en général par le portail Chorus Pro, obligatoire pour un marché de travaux, et son suivi se fait d'abord par les statuts affichés sur le portail, comme l'explique le guide pour facturer une collectivité.

Quels sont vos droits face à un client professionnel en retard ?

Des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, dues de plein droit. Entre professionnels, le Code de commerce prévoit des pénalités de retard exigibles dès le lendemain de la date de règlement figurant sur la facture, au taux de la Banque centrale européenne majoré de dix points sauf stipulation contraire, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux de l'intérêt légal (article L. 441-10 du Code de commerce), ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € par facture (article D. 441-5 du Code de commerce).

Les délais de paiement entre professionnels sont eux-mêmes encadrés : trente jours par défaut, et au maximum soixante jours à compter de la date de la facture, ou quarante-cinq jours fin de mois si les parties en conviennent (article L. 441-10 du Code de commerce). Le détail figure dans le guide des délais de paiement entre professionnels.

Le calcul des pénalités, et ce qu'il est possible de réclamer au-delà des 40 €, sont détaillés dans le guide des frais de relance.

Et face à un client particulier ?

Ni pénalités automatiques ni indemnité de 40 €, qui ne concernent que les relations entre professionnels. Face à un particulier, le retard de paiement fait courir les intérêts au taux légal à compter de la mise en demeure (article 1231-6 du Code civil) : c'est l'une des raisons de ne pas trop la retarder.

Une clause du devis peut prévoir des pénalités de retard ou une indemnité en cas d'impayé ; le juge peut réduire une telle clause si elle est manifestement excessive (article 1231-5 du Code civil). Avec un particulier, une clause mesurée se défend mieux qu'un pourcentage élevé.

L'autre levier, face à un particulier qui ne peut pas payer d'un coup, est l'échéancier : un plan de règlement signé du client règle souvent la situation, et il vaut reconnaissance de dette, ce qui interrompt la prescription. Le fonctionnement est détaillé dans le guide du paiement en plusieurs fois.

Que mettre dans une première relance ?

Un rappel neutre, envoyé trois jours après l'échéance, par courriel ou par SMS. Le ton suppose l'oubli : la plupart des retards à ce stade en sont un.

« Bonjour [prénom ou Madame, Monsieur], sauf erreur de ma part, je n'ai pas encore reçu le règlement de la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date]. Je vous la joins à nouveau. Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. Bonne journée, [nom, entreprise, téléphone]. »

Joindre la facture évite la réponse « je ne l'ai pas reçue ». Indiquer les coordonnées bancaires dans le corps du message, ou un lien de paiement, réduit encore le délai de règlement.

Que mettre dans une deuxième relance ?

Un rappel plus ferme, environ dix jours après l'échéance, qui demande une date de paiement. Le ton reste courtois, mais le message attend une réponse précise.

Exemple de deuxième relance : « Bonjour, je reviens vers vous au sujet de la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] €, échue depuis le [date] et restée sans règlement malgré mon message du [date]. Pouvez-vous m'indiquer la date à laquelle le paiement interviendra ? Si un point de la facture pose question, je suis disponible pour en parler cette semaine. Cordialement, [nom, entreprise]. »

La question ouverte sur un éventuel désaccord a un objectif : faire sortir une contestation tant qu'elle est encore facile à régler. Un appel téléphonique le même jour renforce l'effet ; il se résume ensuite par écrit.

Faut-il appeler le client avant de relancer par écrit ?

L'appel ne remplace pas l'écrit, mais il le complète utilement à partir de la deuxième relance. Au téléphone, un client explique souvent ce qu'il n'écrirait pas : trésorerie tendue, désaccord sur un détail, facture égarée, changement d'interlocuteur.

Un appel efficace tient en trois questions : la facture a-t-elle bien été reçue, pose-t-elle un problème, et à quelle date le paiement interviendra-t-il ? La réponse obtenue se confirme par un courriel le jour même : « Suite à notre échange de ce jour, vous m'avez indiqué un règlement de la facture n° [numéro] au plus tard le [date]. » Ce message daté sert de repère pour la suite, et parfois de preuve.

Une promesse de paiement écrite par le client, avec le montant dû, vaut reconnaissance de dette et interrompt le délai de prescription ; un simple accord oral se prouve mal.

Que mettre dans une troisième relance ?

Un dernier rappel avant les démarches formelles, une vingtaine de jours après l'échéance. Il annonce clairement la suite : la mise en demeure et, face à un professionnel, les pénalités dues.

Exemple de troisième relance : « Bonjour, malgré mes messages des [dates], la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] €, reste impayée à ce jour. Sans règlement ou proposition de votre part d'ici le [date, sous huit jours], je vous adresserai une mise en demeure par lettre recommandée. [Pour un client professionnel : je vous rappelle que des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € sont dues depuis l'échéance.] Cordialement, [nom, entreprise]. »

Cette troisième relance reste un courriel. Elle n'a aucun effet juridique particulier ; son rôle est de laisser une dernière chance amiable, et de montrer au juge, si l'affaire va plus loin, que le créancier a été patient.

Que faire si le client conteste la facture ?

Traiter la contestation avant de poursuivre le recouvrement. Un client qui invoque une malfaçon, une quantité erronée ou une prestation inachevée se défendra sur ce terrain devant le juge ; mieux vaut l'avoir réglé à l'amiable, ou au moins documenté. Le cas du client qui conteste pour malfaçons fait l'objet d'un article dédié.

La réponse se fait par écrit : rappel de ce qui a été commandé et réalisé, photos datées, procès-verbal de réception s'il existe, et proposition concrète, intervention de reprise ou rendez-vous sur place. Si la contestation porte sur une partie seulement de la facture, le paiement de la partie non contestée peut être demandé sans attendre.

Une erreur réelle se corrige par un avoir ou une facture rectificative, jamais en modifiant la facture d'origine ; le recouvrement reprend ensuite sur la base du document corrigé.

Comment rédiger une mise en demeure ?

Par lettre recommandée avec avis de réception, avec le montant exact, la facture concernée, un délai pour payer et l'annonce des suites. La mise en demeure formalise la réclamation ; face à un particulier, elle fait courir les intérêts au taux légal (article 1231-6 du Code civil).

Elle n'interrompt pas, en revanche, le délai de prescription, même envoyée en recommandé (Cass. com., 18 mai 2022, n° 20-23.204). Seuls une reconnaissance de dette du client, une action en justice, une mesure conservatoire ou d'exécution, et la déclaration de créance quand le client est en procédure collective ont cet effet.

Exemple de mise en demeure : « Objet : mise en demeure de payer. Madame, Monsieur, par la présente, je vous mets en demeure de régler sous huit jours à compter de la réception de ce courrier la somme de [montant] € TTC, correspondant à la facture n° [numéro] du [date], relative aux travaux réalisés au [adresse du chantier], échue depuis le [date] et restée impayée malgré mes relances des [dates]. À défaut de paiement dans ce délai, j'engagerai une procédure de recouvrement judiciaire. [Pour un professionnel : cette somme sera majorée des pénalités de retard prévues à l'article L. 441-10 du Code de commerce et de l'indemnité forfaitaire de 40 €.] Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Que faire si la mise en demeure reste sans effet ?

Saisir le juge par une requête en injonction de payer, ou, pour une créance de 5 000 € au plus, recourir à la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. L'injonction de payer est une procédure écrite et rapide : le juge rend une ordonnance au vu de la facture et des pièces, que le commissaire de justice signifie ensuite au débiteur.

Deux délais encadrent la suite. L'ordonnance est non avenue si elle n'est pas signifiée dans les six mois de sa date (article 1411 du code de procédure civile), et le client dispose d'un mois après la signification pour former opposition (article 1416 du code de procédure civile). Pour la prescription, seule la signification interrompt le délai : le dépôt de la requête n'a aucun effet (Cass. 1re civ., 25 mars 2020, n° 18-22.451).

La procédure simplifiée, menée par un commissaire de justice sans passer par le juge, vise les créances contractuelles de 5 000 € au plus, à l'exclusion des créances facturées entre commerçants (articles L. 125-1 et R. 125-1 du code des procédures civiles d'exécution). Si le client accepte le montant et les modalités de paiement, le commissaire de justice délivre un titre exécutoire. Face à un client en redressement ou en liquidation, la démarche change entièrement : il faut déclarer sa créance, comme l'explique le guide sur le client en liquidation judiciaire.

Ne laissez pas filer les délais

Le droit de réclamer le paiement n'est pas éternel. Le délai de prescription est de cinq ans pour une créance entre professionnels (article L. 110-4 du Code de commerce) et de deux ans seulement lorsque le client est un consommateur (article L. 218-2 du code de la consommation), et il court en principe depuis la fin des travaux. Le point de départ de ce délai et les actes qui l'interrompent sont détaillés dans l'article sur le délai de prescription d'une facture.

Deux ans, sur un chantier chez un particulier, passent vite, surtout quand le recouvrement a été laissé de côté « pour ne pas envenimer ». C'est la raison la plus concrète de ne jamais laisser un impayé dormir sans acte écrit.

Comment éviter les impayés dès le devis ?

Le meilleur recouvrement est celui qu'on n'a pas à faire :

• demandez un acompte : un client qui a versé 30 % à la commande a un intérêt direct à aller au bout, et chaque acompte encaissé donne lieu à sa propre facture ;
• écrivez les conditions de règlement dès le devis, délai, pénalités, échéancier, au même titre que les mentions obligatoires du devis ; pour les équipements de valeur, le devis peut aussi prévoir une clause de réserve de propriété, qui protège les fournitures tant qu'elles restent identifiables et démontables sans dégât ;
• facturez à l'avancement sur les chantiers longs, pour ne jamais mettre plusieurs mois de travail en risque sur un seul paiement ; sur un marché privé de plus de 12 000 € HT conclu avec un client professionnel, vous pouvez en outre exiger une garantie de paiement couvrant les sommes dues ;
• relancez selon un calendrier fixe, le même pour tous les clients, quelle que soit la relation.

Quel calendrier de recouvrement suivre ?

Un calendrier fixe, déclenché par la date d'échéance de la facture, appliqué à tous les clients.

Jour après l'échéance	Action	Support
J+3	Première relance, ton neutre, facture jointe	Courriel ou SMS
J+10	Deuxième relance, demande d'une date de paiement, appel	Courriel et téléphone
J+20	Troisième relance, annonce de la mise en demeure	Courriel
J+30	Mise en demeure	Lettre recommandée avec avis de réception
J+45	Injonction de payer, ou procédure simplifiée sous 5 000 €	Tribunal ou commissaire de justice

Calendrier indicatif ; un échéancier signé par le client suspend les relances tant qu'il est respecté.

Un logiciel de facturation qui suit le statut de chaque facture, déclenche les relances à la date prévue et calcule les pénalités dues transforme le recouvrement en routine.

Ce que les sources ne disent pas de la même manière

Beaucoup de guides affirment qu'il faut « trois relances obligatoires » avant une mise en demeure. Aucun texte consulté n'impose de nombre de relances : le calendrier proposé ici relève de la bonne pratique, utile pour montrer la patience du créancier, sans condition légale.

D'autres pages présentent la lettre recommandée comme un moyen d'arrêter le délai de prescription. La Cour de cassation a jugé l'inverse : une mise en demeure, même recommandée, n'interrompt pas ce délai (Cass. com., 18 mai 2022, n° 20-23.204).

Enfin, les frais réellement engagés au-delà de l'indemnité de 40 € peuvent être réclamés à un professionnel sur justification, mais les sources divergent sur ce qui peut être inclus, notamment le temps passé en interne ; la prudence consiste à ne réclamer que des frais facturés par un tiers.