Combien de temps conserver factures, devis et documents de chantier ?
Un carton de classeurs qui prend la place, un disque dur saturé, et la question qui revient au moment du grand ménage : est-ce que je peux jeter ?
La réponse tient en deux chiffres que la plupart des sources inversent, et en un cas particulier que les artisans du bâtiment oublient presque toujours — celui de la garantie décennale, qui impose de garder certains documents bien plus longtemps que la comptabilité.
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Dix ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. C'est la durée qui couvre toutes vos obligations.
Deux textes fixent des durées différentes, et c'est la source de toute la confusion sur ce sujet.
L'article L. 123-22 du Code de commerce impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans. Cela couvre les factures clients et fournisseurs, les bons de commande, les bons de livraison, les relevés bancaires, les livres comptables.
L'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver pendant six ans les livres, registres, documents et pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration.
Les deux obligations coexistent. La plus longue absorbe la plus courte : si vous gardez dix ans, vous êtes en règle sur les deux tableaux. La durée de conservation n'allonge pas le délai pour réclamer un impayé, qui reste de deux ans face à un particulier et de cinq ans face à un professionnel, comme l'explique le guide sur la prescription d'une facture impayée.
L'erreur à connaître : de nombreuses publications, y compris des éditeurs de logiciels, inversent les deux — dix ans attribués au Livre des procédures fiscales, six ans au Code de commerce. C'est faux, et cela se vérifie en deux minutes sur Légifrance. Le ministère de l'Économie confirme la lecture correcte sur son propre site.
À partir de quand court le délai ?
C'est le second piège, et il fait une différence de plusieurs mois.
Le délai de dix ans court à compter de la clôture de l'exercice comptable au cours duquel l'opération a été enregistrée, pas à compter de la date de la facture.
Une facture émise en mars 2026, enregistrée sur l'exercice clos le 31 décembre 2026, se conserve jusqu'au 31 décembre 2036 au minimum.
Conséquence pratique : classez par exercice, pas par date de facture. Un dossier par année comptable, et vous savez d'un coup d'œil ce qui peut partir.
Côté fiscal, le point de départ du délai de six ans diffère selon la nature du document — date d'établissement de la facture, date de déclaration, ou fait générateur. Ce détail ne change rien à votre organisation dès lors que vous appliquez la règle des dix ans.
Et les devis ?
Un devis signé est un contrat. Un devis non signé est une offre commerciale. Les deux se conservent, mais pas pour les mêmes raisons.
Le devis signé est une pièce justificative au sens du Code de commerce : dix ans, comme les factures. C'est aussi la preuve du périmètre convenu en cas de litige, et cette utilité-là dure aussi longtemps que votre responsabilité sur le chantier.
Le devis non signé n'a pas de durée légale de conservation propre. Deux raisons de ne pas le jeter tout de suite : il prouve que vous avez rempli votre obligation d'information précontractuelle sur les prix, et il constitue votre historique de chiffrage. Deux ou trois ans suffisent en pratique.
Une règle simple et sans risque : tout devis qui a donné lieu à une facture suit le sort de la facture. Les autres, cinq ans, et vous n'y pensez plus. Ce que doit contenir un devis pour valoir preuve figure dans l'article sur le devis obligatoire chez l'artisan, et sa portée dans le temps dans celui sur la durée de validité d'un devis.
Le cas du bâtiment : la décennale change tout
C'est le point que les guides généralistes ne traitent jamais, et c'est celui qui compte le plus pour un artisan.
Votre responsabilité décennale court dix ans à compter de la réception des travaux, pas à compter de la clôture de l'exercice. Si un désordre apparaît la neuvième année, c'est à vous de démontrer ce que vous avez fait, comment, et dans quelles limites.
Les documents qui vous protègent à ce moment-là :
Le procès-verbal de réception, avec ou sans réserves. C'est la pièce qui fixe le point de départ des garanties. Sans lui, la date de départ se discute, et rarement en votre faveur — le mécanisme est détaillé dans l'article sur la réception des travaux.
Le devis signé et les avenants, qui définissent le périmètre de ce que vous avez réalisé. Un désordre sur un lot que vous n'avez pas exécuté ne vous concerne pas, encore faut-il le prouver.
Les attestations d'assurance de l'année des travaux. C'est le contrat en vigueur au jour de l'ouverture du chantier qui joue, pas celui d'aujourd'hui. Gardez une copie de chaque attestation annuelle.
Les bons de commande fournisseurs et les fiches techniques des matériaux, si le désordre vient d'un produit.
Les comptes rendus de chantier et les photos datées.
La règle pratique pour un chantier soumis à décennale : conservez le dossier complet dix ans après la réception, et non dix ans après l'exercice. Sur un chantier réceptionné en 2027, cela vous mène à 2037 — soit un an de plus que la règle comptable pour une facture de 2026.
Si vous êtes sous-traitant, votre exposition est différente mais réelle : vous restez responsable contractuellement envers l'entrepreneur principal pendant dix ans, comme expliqué dans l'article sur les obligations d'un sous-traitant du bâtiment.
Le tableau des durées, document par document
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Devis signés, bons de commande, bons de livraison | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Livres et registres comptables, comptes annuels | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Pièces fiscales soumises au droit de contrôle | 6 ans | Selon le document |
| Relevés bancaires, talons de chèques | 5 ans | Date du document |
| Bulletins de paie (côté employeur) | 5 ans | Date d'émission |
| Contrats commerciaux, correspondances | 5 ans | Fin du contrat |
| Dossier complet d'un chantier soumis à décennale | 10 ans | Réception des travaux |
| Attestations d'assurance décennale | 10 ans après le dernier chantier couvert | — |
| Devis non signés | Aucune durée légale | — |
En cas de doute sur un document qui n'apparaît pas dans cette liste, un simulateur officiel est disponible sur entreprendre.service-public.gouv.fr et donne la durée applicable document par document.
Puis-je numériser et jeter le papier ?
Oui, mais pas n'importe comment. Un scan dans un dossier partagé ne suffit pas.
L'administration admet la conservation sous forme numérique de documents établis à l'origine sur papier, à condition que la numérisation garantisse l'intégrité du fichier — c'est-à-dire qu'il ne puisse pas être modifié sans que cela se voie. Les conditions techniques sont fixées par un arrêté du 22 mars 2017.
Trois exigences reviennent dans tous les textes applicables à la conservation :
L'authenticité de l'origine : on doit pouvoir établir qui a émis le document.
L'intégrité du contenu : le document n'a pas été altéré depuis son émission.
La lisibilité pendant toute la durée de conservation. Un format propriétaire qui ne s'ouvre plus dans huit ans pose un vrai problème.
Ce que cela exclut en pratique : une photo prise au téléphone et rangée dans un dossier, un PDF modifiable stocké sur un disque externe sans horodatage, une sauvegarde qui n'a jamais été testée.
Ce que cela permet : un dispositif d'archivage à valeur probante, un coffre-fort numérique, ou un logiciel qui verrouille les documents émis et conserve un horodatage.
Un conseil qui ne coûte rien : quel que soit le dispositif, gardez une seconde copie sur un support distinct. La perte de données est une cause de non-conservation comme une autre, et elle ne vous excuse pas.
La facturation électronique change-t-elle les durées ?
Non, les durées restent les mêmes. Ce qui change, c'est la nature de ce que vous devez conserver.
Une facture électronique au sens de la réforme n'est pas un PDF : c'est un fichier structuré, éventuellement accompagné d'une représentation lisible. Ce qui fait foi, c'est le fichier structuré. Conserver uniquement l'aperçu imprimable ne remplit pas l'obligation — la distinction est expliquée dans l'article sur comment ouvrir un fichier de facture électronique.
Les mêmes exigences d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité s'appliquent, et le Code général des impôts les pose de façon identique pour le papier et l'électronique.
Un point de vigilance sur le lieu de stockage : le Livre des procédures fiscales encadre les pays dans lesquels les factures électroniques peuvent être conservées. Si votre solution héberge hors de l'Union européenne, vérifiez que le pays figure bien parmi ceux autorisés.
Ma plateforme agréée archive-t-elle à ma place ?
C'est la question la plus mal comprise depuis le 1er septembre, et la réponse peut coûter cher.
L'obligation de conservation reste la vôtre. Elle ne se transfère pas à votre plateforme, même si celle-ci propose un service d'archivage.
Trois situations à distinguer :
La plateforme propose un archivage à valeur probante inclus. C'est le cas le plus confortable, mais vérifiez la durée couverte. Un archivage de cinq ans ne remplit pas une obligation de dix.
L'archivage est une option payante. Beaucoup d'offres, notamment gratuites, incluent la transmission et pas la conservation longue. Lisez ce que couvre exactement votre abonnement.
Vous changez de plateforme. C'est le moment critique. La réversibilité — la restitution de vos données dans un format exploitable — est imposée aux plateformes agréées, mais elle suppose que vous exportiez avant de résilier. Une facture qui disparaît avec un abonnement clos reste une facture que vous deviez conserver. Les points à vérifier avant de vous engager figurent dans l'article sur le choix d'une plateforme agréée.
La conduite prudente, quelle que soit votre configuration : exportez une fois par an l'intégralité de vos factures émises et reçues, et stockez cette copie de votre côté. Dix minutes par an contre dix ans d'obligation.
Que risque-t-on à ne pas conserver ?
Le risque principal se situe ailleurs que dans l'amende : il est de ne pas pouvoir prouver.
En cas de contrôle fiscal, l'absence de pièces justificatives peut conduire au rejet de votre comptabilité et à une taxation d'office. Vous perdez alors le bénéfice des charges que vous ne pouvez pas justifier, et c'est à vous de démontrer le contraire.
En cas de litige sur un chantier, l'absence de devis signé, de procès-verbal de réception ou d'échanges écrits vous place en position de faiblesse. Face à un consommateur, la charge de la preuve pèse plus lourdement sur le professionnel.
En cas de mise en cause décennale, sans les documents de l'époque, vous ne pouvez ni délimiter votre intervention ni faire jouer l'assurance en vigueur au moment des travaux.
Sur la TVA, une facture d'achat perdue est une TVA déductible perdue. Sur un exercice avec de gros achats de matériaux, la somme n'est pas anecdotique.
Un cas fréquent qui mérite d'être cité : une numérotation de factures dont la séquence n'est pas reconstituable parce que des documents manquent. C'est un signal d'alerte immédiat en contrôle, et c'est un sujet en soi, traité dans l'article sur les erreurs de numérotation de factures.
Comment s'organiser sans y passer ses soirées
Cinq règles suffisent.
1. Classez par exercice comptable, pas par client ni par date de facture. C'est la règle du délai, donc la seule organisation qui permet de savoir ce qui peut être détruit.
2. Un dossier par chantier pour tout ce qui est soumis à décennale. Devis, avenants, PV de réception, attestations d'assurance de l'année, photos, comptes rendus. Ce dossier-là ne suit pas le rythme comptable : il se garde dix ans après la réception.
3. Exportez vos factures électroniques une fois par an, quelle que soit la plateforme, et stockez la copie ailleurs.
4. Testez une restauration une fois par an. Une sauvegarde jamais vérifiée est une sauvegarde qui n'existe pas. Ouvrez trois fichiers au hasard dans votre archive de l'année précédente.
5. Ne détruisez rien sans vérifier la décennale. Avant de jeter un carton d'un exercice clos il y a onze ans, regardez s'il contient des pièces de chantiers réceptionnés plus tard.
Le signal que votre organisation tient : vous pouvez retrouver, en moins de cinq minutes, la facture d'un client de l'an dernier et le procès-verbal de réception d'un chantier d'il y a six ans. Si l'un des deux vous prend une demi-heure, le système ne tiendra pas un contrôle.
Ce que les sources ne disent pas de la même manière
Trois points relevés en préparant cet article.
L'inversion des deux articles. Plusieurs publications, dont des éditeurs de logiciels de facturation, attribuent les dix ans au Livre des procédures fiscales et les six ans au Code de commerce. C'est l'inverse : L. 123-22 du Code de commerce pour les dix ans, L. 102 B du LPF pour les six ans. Le site du ministère de l'Économie donne la lecture correcte.
Le point de départ. Certaines sources écrivent que le délai court à compter de la date de la facture. Il court à compter de la clôture de l'exercice au cours duquel l'opération a été enregistrée. L'écart peut atteindre douze mois.
La décennale. La quasi-totalité des articles sur la conservation des documents ne mentionne pas le cas du bâtiment, alors que c'est la durée la plus contraignante pour un artisan et qu'elle obéit à un point de départ différent.
Les textes de référence sont l'article L. 123-22 du Code de commerce, l'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales, l'article 289 du Code général des impôts pour les conditions d'authenticité et d'intégrité, et l'arrêté du 22 mars 2017 pour la numérisation des documents papier. Un simulateur officiel est disponible sur entreprendre.service-public.gouv.fr.
Un logiciel qui conserve devis, factures et pièces liées dans un même dossier de chantier, et permet d'exporter l'ensemble d'un exercice en une opération, transforme cette obligation en réflexe annuel plutôt qu'en corvée.